Доповідна записка – зразок 2026 (на працівника, про порушення, з пропозицією)
Доповідна записка на ім’я керівника: факти (що, коли, де, хто), висновки та пропозиції, перелік додатків. Підходить для повідомлення про порушення, проблему або ініціативу.
Завантажте фото документів сторін (Автор записки) – DocFill сам перенесе дані в шаблон, вам лишиться перевірити й додати умови.
Заповнити автоматичноПотрібна реєстрація – 30 секунд або через Google. Стартовий бонус: 10 документів безкоштовно. Скани за замовчуванням видаляються одразу після обробки.
Скачати порожній DOCX- Паспорт / ID-картка
Безкоштовна реєстрація · стартовий бонус на рахунок.
Текст шаблону
Посада керівника та назва роботодавця
Ім'я та ПРІЗВИЩЕ керівника
Посада автора записки
Ім'я та ПРІЗВИЩЕ автора
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Заголовок
Доповідаю, що Факти: що сталося, коли і де, хто причетний, хто був свідком.
Висновки та вжиті заходи.
Пропоную Пропозиції.
Додатки: Додатки.
Дата доповідної записки__________Ім'я в підписі Прізвище в підписі
Які документи підготувати
- Паспорт / ID-картка
Підійдуть фото з телефона або PDF. Скани обробляються автоматично й видаляються згідно з вашими налаштуваннями приватності.
Що таке доповідна записка
Доповідна записка – внутрішній документ, яким працівник повідомляє керівника про ситуацію, факти чи проблему і пропонує рішення. Правила організації діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5), обов’язкові для установ незалежно від форми власності, відносять доповідні до інформаційно-аналітичних документів, на підставі яких приймають управлінські рішення. Якщо для рішення потрібен наказ, його необхідність обґрунтовують саме в доповідній записці, а рішення керівник виражає резолюцією.
Як оформити
- Не на бланку, можна від руки (п. 8 гл. 2 розд. II Правил; п. 18 Типової інструкції з діловодства).
- Адресат – праворуч, у давальному відмінку: посада з назвою організації та ім’я й прізвище керівника.
- Назва виду документа «ДОПОВІДНА ЗАПИСКА», за бажанням – заголовок «Про …» (без нього теж можна).
- Текст від першої особи однини («доповідаю», «пропоную»), нейтральним тоном, з аргументованими доказами, висновками й пропозиціями.
- Підпис і дата – дату проставляє автор.
Структура тексту
Спочатку факти, що стали причиною записки: дата й час, місце, що сталося, хто причетний, свідки, документи. Далі – висновки та вжиті заходи. Наприкінці – конкретні пропозиції. Підтвердні документи (табель, акт, фото, листування) додайте як додатки.
Лише перевірені факти
Описуйте те, що бачили самі або що підтверджено документами, без оцінок особистості колеги. Поширення недостовірної інформації дає людині право вимагати спростування, а документ з такою інформацією має бути відкликаний (ст. 277 Цивільного кодексу). Персональні дані вказуйте лише в обсязі, потрібному для справи (ст. 6 Закону «Про захист персональних даних»).
Що буде далі, якщо йдеться про порушення
Доповідна сама по собі стягнення не накладає. Вирішує роботодавець: перед стягненням він має зажадати від працівника письмові пояснення (ст. 149 КЗпП). Стягнення – догана або звільнення (ст. 147) – застосовують не пізніше місяця з дня виявлення проступку і не пізніше шести місяців з дня його вчинення (ст. 148). Тому в доповідній точно вкажіть, коли порушення виявлено, і подайте її без зволікань.
Автоматичне заповнення
Ім’я та прізвище для підпису DocFill бере з фото паспорта. Адресата, факти й пропозиції ви вводите на екрані перевірки. Збережіть шаблон – наступну записку складете за хвилину.
Нормативна база
Часті запитання
Чим доповідна відрізняється від пояснювальної?
Доповідну пише працівник з власної ініціативи, щоб повідомити керівника про факти й запропонувати рішення. Пояснювальну – на вимогу роботодавця, щоб пояснити власні дії, наприклад перед дисциплінарним стягненням (ст. 149 КЗпП).
Чи можна писати від руки?
Так. Доповідні та пояснювальні записки дозволено оформлювати рукописно (п. 18 Типової інструкції з діловодства).
Чи обов’язковий заголовок «Про …»?
Ні, доповідні записки дозволено складати без заголовка (п. 39 Типової інструкції з діловодства), але він допомагає швидко зрозуміти суть.
Чи звільнять працівника за доповідною?
Не одразу: роботодавець має отримати від нього письмові пояснення й врахувати тяжкість проступку, обставини й попередню роботу (ст. 149 КЗпП). Доповідна – підстава для перевірки, а не саме рішення.
Шаблон застарів або має помилку?
Законодавство змінюється часто. Якщо документ не прийняли, змінилася норма чи ви помітили неточність – повідомте нам, і ми оновимо шаблон для всіх.
Шаблон має інформаційний характер і складений на основі чинного законодавства України станом на дату оновлення. Він не є індивідуальною юридичною консультацією – для важливих угод радимо звірити умови з юристом або нотаріусом.