Як скласти акт виконаних робіт (наданих послуг) у 2026 році

Коротко

1. Акт підписують, коли робота виконана або послугу надано – після всього обсягу чи після кожного етапу.
2. В акті – посилання на договір, перелік із кількістю й ціною, період, сума, аванс і залишок до сплати.
3. Перед підписанням замовник оглядає результат і записує зауваження в акт.
4. Підписаний без застережень акт позбавляє права посилатися на явні недоліки.
5. Акт складають у двох примірниках – по одному кожній стороні.

Навіщо потрібен акт

Акт – це спільна заява сторін про те, що саме зроблено, коли і за скільки. Для виконавця він доводить, що зобов’язання виконано і замовник має заплатити: послугу оплачують у розмірі, строки та порядку, визначених договором (ч. 1 ст. 903 ЦК України). Для замовника акт – останній момент, щоб зафіксувати недоліки.

Закон пов’язує з прийняттям роботи важливі наслідки. Замовник зобов’язаний прийняти роботу, оглянути її і негайно заявити про недоліки; якщо він цього не зробив або прийняв роботу без перевірки, він втрачає право посилатися на явні недоліки – ті, що можна було помітити при звичайному способі приймання (ч. 1, 2 ст. 853 ЦК України). Про приховані недоліки, виявлені пізніше, замовник повідомляє виконавця негайно (ч. 3 ст. 853). Ці правила написані для підряду, але застосовуються й до послуг, якщо це не суперечить суті зобов’язання (ч. 2 ст. 901 ЦК України).

Акт виконаних робіт чи наданих послуг

Різниця – у результаті. Робота має відчутний результат, який передається замовнику: ремонт, виготовлення меблів, пошиття одягу (ст. 837 ЦК України). Послуга споживається в процесі: консультація, прибирання, перевезення, навчання (ч. 1 ст. 901). Форма акта однакова, тож один шаблон акта наданих послуг (виконаних робіт) підходить для обох випадків – назву предмета в переліку пишіть тими самими словами, що в договорі.

Що вказати в акті

• Назву документа, місце й дату складення.
• Договір, до якого складено акт, – дату й номер. Якщо договір усний, коротко опишіть домовленість.
• Сторони – ПІБ, РНОКПП, адресу. Якщо виконавець – ФОП, додайте статус і номер запису в ЄДР.
• Перелік послуг чи робіт: найменування, кількість, одиницю виміру, ціну. «Ремонт ванної» – погано; «укладання плитки – 12 м² × 450 грн» – добре.
• Період надання послуг або виконання робіт.
• Гроші: загальна вартість, сплачений аванс, залишок, строк і спосіб оплати.
• Результат приймання: без зауважень – або перелік зауважень і строк їх усунення.
• Підписи замовника («прийняв») і виконавця («здав»).

Усе це вже є в шаблоні DocFill: ПІБ, РНОКПП і адреси сторін підставляються з фото паспортів, а якщо ви заповнювали в DocFill договір, акт можна створити з тими самими даними одним кліком.

Як підписати акт із зауваженнями

Якщо результат не влаштовує, не підписуйте акт «мовчки» і не відмовляйтеся без пояснень. Правильно – підписати акт із зауваженнями: перелічити, що саме не так (з фото, вимірами, посиланням на пункт договору), і погодити строк усунення. Так ви зберігаєте право вимагати виправлення, а виконавець бачить конкретний перелік. Якщо сторони сперечаються про недоліки чи їх причини, кожна з них може вимагати експертизи (ч. 4 ст. 853 ЦК України).

Якщо недоліки виконавець не виправляє, наступний крок – письмова претензія до підрядника.

Якщо замовник не підписує акт

Попросіть письмово пояснити причини і надішліть акт цінним листом з описом вкладення – це доведе, що ви пропонували прийняти роботу. Для будівельного підряду закон прямо дозволяє вказати в акті, що друга сторона відмовилася його підписати, і підписати акт одній стороні; суд визнає такий акт недійсним, лише якщо мотиви відмови будуть визнані обґрунтованими (ч. 4 ст. 882 ЦК України). Для інших робіт і послуг спеціального правила немає – суд оцінюватиме акт, листування й інші докази разом.

Поетапні роботи

Для ремонту чи інших тривалих робіт домовтеся в договорі про акти за етапами: чорнові роботи, оздоблення, монтаж. Після кожного етапу – окремий акт і оплата саме за нього. Це захищає обидві сторони: замовник не платить наперед за все, виконавець отримує гроші за вже прийняте. Готовий договір підряду на ремонт квартири передбачає приймання за актом.

Оплата за актом

Укажіть в акті залишок до сплати і строк. Якщо платите готівкою, попросіть виконавця дати розписку про отримання коштів із посиланням на акт і договір: акт підтверджує виконання, а розписка – саме оплату.

Якщо виконавець – ФОП, а замовник – компанія

• Для ФОП акт – не документ «бухгалтерського обліку»: Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» поширюється на юридичних осіб (ч. 1 ст. 2). Але платники податків ведуть облік доходів і витрат на підставі первинних документів (п. 44.1 ПКУ), а ФОП на загальній системі – з підтверджуючими документами (п. 177.10 ПКУ). Акт – зручне підтвердження доходу й факту надання послуги.
• Для компанії-замовника акт – первинний документ, і він має містити реквізити ч. 2 ст. 9 Закону: назву документа, дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, посади й прізвища відповідальних осіб, підписи. Наш шаблон розрахований на сторони-фізособи; для компанії додайте її найменування, код ЄДРПОУ і посаду підписанта.
• З 2026 року відсутність підпису замовника на первинному документі не є порушенням, якщо в документі вказано дату (період) послуг, такий порядок передбачено письмовим договором і операцію відображено в обліку в тому ж періоді (ч. 2 ст. 9 Закону, у ред. Закону № 4791-IX). Правило не діє для оплат з публічних коштів, будівельного підряду та деяких інших договорів.
• Акт не замінює розрахункового документа (чека), якщо ФОП зобов’язаний застосовувати РРО чи ПРРО.

Часті помилки

• Загальні формулювання без кількості й ціни – потім неможливо довести, що саме прийнято.
• Акт без посилання на договір – незрозуміло, яке зобов’язання виконано.
• Підписання «не дивлячись» – втрата права на претензії щодо явних недоліків.
• Суми в акті не збігаються з договором і фактичною оплатою.
• Один примірник на двох – кожна сторона має мати свій підписаний оригінал.