Як передати допомогу військовій частині: акт приймання-передачі, документи, податкова знижка

Коротко

1. Допомогу приймає конкретна військова частина – з’ясуйте її найменування, номер і код ЄДРПОУ.
2. Попросіть у частини лист-звернення з переліком потреб і дізнайтеся, хто прийматиме майно.
3. Зберіть документи про придбання: чеки, накладні, гарантійні талони.
4. Під час передачі складіть акт приймання-передачі у двох примірниках – з підписом і печаткою частини.
5. Акт і чеки – підстава для податкової знижки (до 4% річного доходу) і для звіту перед донорами.

Кому саме ви передаєте допомогу

Юридично є дві різні ситуації. Якщо ви віддаєте дрон чи тепловізор знайомому військовому «в руки», це подарунок фізичній особі: майно належить йому, а не частині, і частина не облікує його як своє. Для таких випадків підійде договір дарування речі.

Якщо ж допомога призначена підрозділу, правильно передавати її військовій частині як юридичній особі. Закон називає набувача благодійної допомоги бенефіціаром, і ним може бути неприбуткова організація (ст. 1 Закону «Про благодійну діяльність та благодійні організації»); сприяння обороноздатності – одна зі сфер благодійної діяльності (п. 15 ч. 2 ст. 3). Закон «Про оборону України» прямо допускає фінансування потреб оборони за рахунок благодійних пожертв (ст. 2).

Передане частині майно стає військовим майном – державним майном, яке частина отримує на праві узуфрукта і використовує лише за цільовим призначенням; порядок приймання та оприбуткування встановлює Міноборони (ст. 1–3 Закону «Про правовий режим майна у Збройних Силах України»). Саме тому частина просить від вас документи: без них вона не зможе поставити майно на облік, ремонтувати його й списувати.

Що зробити до передачі

• Узгодьте потребу. Найкраще – письмовий лист-звернення частини з переліком того, що потрібно. Він захищає і вас (ви передаєте саме те, що просили), і частину.
• Уточніть реквізити. Повне найменування й номер частини, код ЄДРПОУ, посаду, звання та ПІБ особи, яка прийматиме майно, і документ про її повноваження (наприклад, наказ командира).
• Збережіть документи про придбання. Чеки, видаткові накладні, інвойси, підтвердження оплати. Вони визначають вартість в акті й потрібні для податкової знижки.
• Перепишіть серійні номери (для авто – VIN) і комплектність: акумулятори, зарядні пристрої, кейси.

Акт приймання-передачі: що в ньому має бути

Безоплатна передача майна для наперед визначеної мети – це пожертва, до якої застосовуються правила про дарування (ст. 729 ЦК України). Договір про пожертву вважається укладеним з моменту, коли пожертву прийняли (ч. 2 ст. 729 ЦК), тому акт одночасно фіксує і сам правочин, і передачу. Дарування цінних рухомих речей має бути письмовим (ч. 4 ст. 719 ЦК), тож навіть для дешевших речей акт – найкращий доказ.

В акті вкажіть:

• місце й дату складення;
• благодійника: ПІБ, РНОКПП, паспортні дані, адресу, телефон;
• отримувача: найменування й номер частини, код ЄДРПОУ, представника та підставу його повноважень;
• перелік майна: найменування, марку, модель, серійні номери, кількість, вартість кожної позиції та загальну суму;
• як визначено вартість – за чеками чи за погодженням сторін;
• документи й приладдя, що передаються разом із майном;
• мету передачі й підставу (лист-звернення);
• стан і комплектність, відсутність претензій;
• підписи сторін і печатку частини.

Усе це вже передбачено в шаблоні акта приймання-передачі благодійної допомоги військовій частині: ваші ПІБ, РНОКПП і паспортні дані підставляються з фото документів, перелік майна і реквізити частини ви вводите самі. Складайте окремий акт на кожну передачу.

Якщо передаєте автомобіль

Для транспортного засобу одного акта замало: потрібно оформити перехід права на автомобіль і його реєстрацію за військовою частиною. На практиці частина надає лист-звернення, сторони підписують договір дарування та акт із VIN, номерним знаком і описом технічного стану, після чого автомобіль перереєстровують. Точний перелік документів залежить від того, хто є власником (ви особисто чи благодійний фонд) і де зареєстроване авто, – уточніть його в частині та в сервісному центрі МВС до поїздки.

Чи можна контролювати використання

Так. Пожертвувач має право контролювати використання пожертви відповідно до мети, а використання за іншим призначенням можливе лише за його згодою (ст. 730 ЦК України; ч. 5, 6 ст. 6 Закону «Про благодійну діяльність та благодійні організації»). Для військової частини це право має розумні межі: інформація про розташування, втрати чи бойове застосування може бути службовою. Тому в шаблоні передбачено право на інформацію «в обсязі, що не порушує вимог щодо захисту інформації з обмеженим доступом». Для звіту донорам зазвичай досить акта і фото передачі без розпізнавальних знаків.

Податкова знижка для благодійника

Фізична особа може включити до податкової знижки суму коштів або вартість майна, переданих як пожертва неприбутковій організації, яка на дату передачі відповідала вимогам п. 133.4 ПКУ, – не більше 4% загального оподатковуваного доходу за рік (пп. 166.3.2 ПКУ). Бюджетні установи, до яких належать військові частини, належать до неприбуткових організацій (пп. 133.4.6 ПКУ); статус конкретної частини можна перевірити в Реєстрі неприбуткових установ та організацій на сайті ДПС.

• Знижка зменшує дохід у вигляді заробітної плати – з доходів ФОП чи від оренди її не застосовують (пп. 166.4.2 ПКУ).
• Підстави відображають у річній декларації, яку можна подати до 31 грудня наступного року (пп. 166.1.2 ПКУ).
• Витрати підтверджують платіжними й розрахунковими документами (пп. 166.2.1 ПКУ): зберігайте акт, чеки й квитанції.

Якщо ви збирали кошти як волонтер

Кошти, отримані фізособою, внесеною до Реєстру волонтерів, для допомоги військовослужбовцям – напряму або через військові частини – не включаються до її оподатковуваного доходу в розмірі, фактично використаному на ці цілі (пп. «б» пп. 165.1.54 ПКУ). Ключова умова – документальне підтвердження витрат. Тому акт приймання-передачі разом із чеками і випискою зі збору – головні документи волонтера.

Через благодійний фонд чи напряму

Якщо ви не хочете самі займатися закупівлею й документами, можна перерахувати кошти благодійній організації, яка закупить і передасть майно частині. Тоді благодійником для частини буде фонд, і акт з частиною складає він. Вам для податкової знижки знадобиться підтвердження платежу фонду, а сам фонд має на дату платежу відповідати вимогам п. 133.4 ПКУ – перевірте його в Реєстрі неприбуткових установ та організацій. Пряма передача дає більше контролю над тим, що саме і коли отримає підрозділ, але вимагає від вас самостійно зібрати всі документи.

Часті помилки

• Акт без коду ЄДРПОУ й номера частини – незрозуміло, хто отримувач.
• Немає серійних номерів – майно складно ідентифікувати й оприбуткувати.
• Акт підписала особа без повноважень і без печатки частини.
• Вартість «з голови», без чеків, – проблема для податкової знижки й звіту.
• Один примірник акта – у благодійника не лишається підтвердження.